1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Pomoc Człowiekowi z siedzibą w Gromadce (59- 706), ul. 11 Listopada 35 lok. 1, KRS 0001262610, NIP 6121896406. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Fundacją pod adresem poczty elektronicznej fundacja.pomoc.czlowiekowi@gmail.com, pisemnie na adres siedziby albo telefonicznie pod numerem 508 612 100. Fundacja nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.
2. Zakres Polityki
Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób, które korzystają z serwisu internetowego Fundacji, przekazują Fundacji darowizny, kontaktują się z Fundacją albo ubiegają się o pomoc i z niej korzystają, a także osób, na których rzecz Fundacja prowadzi zbiórkę lub udziela pomocy, oraz osób, których dane Fundacja pozyskała ze źródła innego niż od nich samych, w tym osób trzecich wskazanych we wniosku o udzielenie pomocy. Zasady korzystania z serwisu i przekazywania darowizn określają Regulamin serwisu oraz Regulamin zbiórek celowych, dostępne w serwisie. Polityka nie ma zastosowania do serwisów prowadzonych przez inne podmioty, do których odsyła serwis Fundacji, ani do serwisów wspierających zbiórki, w których Fundacja prowadzi profil. W tych serwisach administratorami danych są ich operatorzy i obowiązują ich własne polityki prywatności.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
| Cel przetwarzania | Zakres danych | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Przyjęcie darowizny i jej rozliczenie | imię i nazwisko albo nazwa, kwota, data, identyfikator transakcji, numer rachunku, adres poczty elektronicznej | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy darowizny) | do rozliczenia darowizny, a w zakresie danych ujętych w dowodach księgowych 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą |
| Prowadzenie dokumentacji księgowej i wykonanie obowiązków podatkowych | dane z dowodów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3 ustawy o rachunkowości, a w razie prowadzenia przez Fundację uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w związku z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz przepisami wykonawczymi, a także z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą |
| Wystawienie potwierdzenia darowizny na wniosek | dane wskazane we wniosku, dane transakcji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rozpoznanie wniosku Darczyńcy i udokumentowanie darowizny) | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą |
| Obsługa korespondencji i formularza kontaktowego | adres poczty elektronicznej, treść wiadomości, dane podane przez nadawcę | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prowadzenie korespondencji) | do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 3 lata od ostatniej wiadomości |
| Przyjmowanie zgłoszeń kandydatów na wolontariuszy i kontakt z wybranymi kandydatami | dane podane w zgłoszeniu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem porozumienia o wolontariat) | do zakończenia naboru, nie dłużej niż 12 miesięcy od zgłoszenia |
| Rozpoznanie wniosku o udzielenie pomocy | dane identyfikacyjne i kontaktowe wnioskodawcy, opis sytuacji, dokumenty potwierdzające | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy o udzielenie pomocy) w zakresie danych wnioskodawcy i beneficjenta; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rzetelna ocena wniosku) w zakresie danych osób trzecich podanych we wniosku; art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) w zakresie danych dotyczących zdrowia, a po cofnięciu zgody art. 9 ust. 2 lit. f RODO w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń | przez okres udzielania pomocy, następnie 6 lat od jej zakończenia |
| Publikacja informacji o beneficjencie w związku ze zbiórką | imię, nazwisko albo pseudonim, wizerunek, opis sytuacji w zakresie objętym zgodą | art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) | do cofnięcia zgody, a w zakresie danych zamieszczonych w opublikowanym sprawozdaniu ze zbiórki (jeżeli Fundacja zdecydowała o jego publikacji) przez okres publikacji, nie dłużej niż 5 lat od zamknięcia zbiórki; po cofnięciu zgody Fundacja usuwa dane z serwisu, a ze sprawozdania bez zbędnej zwłoki |
| Przesyłanie newslettera (jeżeli Fundacja uruchomi tę usługę) | adres poczty elektronicznej | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | do cofnięcia zgody |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane przetwarzane w pozostałych celach wskazanych w tabeli | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie danych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 lit. f RODO | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu, logi serwera | adres IP, data i godzina zapytania, adres zasobu, informacje o przeglądarce | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | 12 miesięcy |
| Pliki cookies inne niż niezbędne | identyfikatory zapisane w urządzeniu | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | zgodnie z okresami wskazanymi w punkcie 9 |
Newsletter Fundacji nie stanowi informacji handlowej w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, dopóki nie promuje towarów lub usług oferowanych odpłatnie. Gdyby zaczął takie treści zawierać, konieczne będzie uprzednie odebranie odrębnej zgody na przesyłanie informacji handlowej (art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Zapisanie w urządzeniu użytkownika informacji innych niż niezbędne wymaga zgody, o której mowa w art. 399 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, poprzedzonej informacją z art. 399 ust. 1 pkt 1. Prawnie uzasadnionym interesem Fundacji, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jest odpowiednio prowadzenie korespondencji, rzetelna ocena wniosków o pomoc, udokumentowanie darowizn, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu oraz ochrona przed roszczeniami.
4. Dane pozyskiwane nie od osoby, której dotyczą
Fundacja pozyskuje dane osobowe także ze źródeł innych niż od osoby, której dane dotyczą. Dotyczy to danych osoby, na której rzecz pomoc ma zostać udzielona, jeżeli wniosek składa osoba inna niż ona albo Fundacja podejmuje działanie z własnej inicjatywy, a także danych osób trzecich wskazanych we wniosku. Fundacja pozyskuje te dane od wnioskodawcy, z dokumentów dołączonych do wniosku albo ze źródeł publicznie dostępnych. W takim przypadku Fundacja przekazuje osobie, której dane dotyczą, informacje wymagane przez art. 14 rozporządzenia 2016/679, w tym o kategoriach przetwarzanych danych oraz o źródle ich pochodzenia i o tym, czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych. Informacje te Fundacja przekazuje w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a jeżeli dane mają służyć komunikacji z tą osobą – najpóźniej przy pierwszym kontakcie; jeżeli zaś Fundacja planuje ujawnić te dane innemu odbiorcy, w tym opublikować je w ogłoszeniu zbiórki albo w sprawozdaniu ze zbiórki – najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu (art. 14 ust. 3 rozporządzenia 2016/679). Fundacja nie przekazuje tych informacji w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, już nimi dysponuje albo w jakim ich udzielenie okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 rozporządzenia 2016/679). Fundacja pozyskuje także dane transakcyjne od dostawcy usług płatniczych oraz od operatorów serwisów wspierających zbiórki, w zakresie niezbędnym do rozliczenia darowizny i wystawienia potwierdzenia; informacje o przetwarzaniu tych danych zawiera punkt 3 oraz niniejsza Polityka, udostępniana przed przekazaniem darowizny. Do czasu uzyskania wyraźnej zgody Fundacja nie przetwarza pozyskanych w ten sposób danych dotyczących zdrowia w celu innym niż nawiązanie kontaktu i ich nie publikuje.
5. Dane dotyczące zdrowia i wizerunek beneficjenta
Fundacja przetwarza dane dotyczące zdrowia wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do rozpoznania wniosku o udzielenie pomocy albo do prowadzenia zbiórki na rzecz oznaczonego beneficjenta. Podstawą przetwarzania takich danych jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą. Zgoda na rozpoznanie wniosku i zgoda na publikację informacji o beneficjencie są odrębne. Odmowa zgody na publikację nie wpływa na rozpoznanie wniosku ani na udzielenie pomocy. Rozpowszechnianie wizerunku beneficjenta wymaga odrębnego, pisemnego zezwolenia osoby przedstawionej na wizerunku (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), a w przypadku osoby małoletniej albo osoby, dla której ustanowiono opiekę, zezwolenia jej przedstawiciela ustawowego. Zezwolenie to jest odrębne od zgody na przetwarzanie danych osobowych; Fundacja odbiera je łącznie, ale dokumentuje osobno, i określa w nim zakres oraz czas rozpowszechniania. Zgodę można cofnąć w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Po cofnięciu zgody na publikację Fundacja bez zbędnej zwłoki usuwa informacje o beneficjencie ze swojego serwisu oraz, stosownie do art. 17 ust. 2 RODO, informuje o żądaniu usunięcia znanych jej administratorów, którzy te informacje rozpowszechniają. Cofnięcie zgody nie powoduje usunięcia danych w zakresie, w jakim ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych Fundacji, do udokumentowania sposobu wykorzystania środków zbiórki albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO), do upływu terminu przedawnienia. W tym okresie dane te nie są wykorzystywane w innym celu ani publikowane.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane albo powierzane do przetwarzania:
dostawcy usług płatniczych obsługującemu płatności w serwisie w ramach usługi Paynow, wskazanemu w serwisie, w zakresie niezbędnym do wykonania transakcji;
dostawcy usług hostingowych i utrzymania serwisu;
biuru rachunkowemu prowadzącemu księgi Fundacji;
dostawcy narzędzia do wysyłki newslettera, jeżeli Fundacja uruchomi tę usługę;
dostawcy usług poczty elektronicznej i powiązanych narzędzi, to jest Google (usługa Gmail), w zakresie danych zawartych w korespondencji;
podmiotom świadczącym Fundacji obsługę prawną;
organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa. Podmioty wskazane w ppkt 2-4, którym Fundacja powierzyła przetwarzanie danych, przetwarzają je wyłącznie na polecenie Fundacji i na podstawie umów powierzenia zawartych zgodnie z art. 28 RODO. Dostawca usług płatniczych oraz podmioty świadczące Fundacji obsługę prawną są w zakresie otrzymanych danych odrębnymi administratorami. Fundacja nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Fundacja korzysta z usług Google (poczta elektroniczna Gmail oraz powiązane z nią narzędzia), co może wiązać się z przekazywaniem danych osobowych do Stanów Zjednoczonych. Podstawą tego przekazywania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach programu EU-US Data Privacy Framework, którym dostawca jest objęty według stanu na dzień przyjęcia Polityki, a w razie utraty przez dostawcę certyfikacji standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), stosowane przez dostawcę. Informacje o zabezpieczeniach i kopię zobowiązań dostawcy można uzyskać w jego dokumentacji ochrony danych oraz na stronie programu. Poza tym Fundacja nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości korzystanie z innego narzędzia będzie się wiązało z takim przekazywaniem, Fundacja wskaże w Polityce dostawcę, podstawę przekazania oraz sposób uzyskania kopii zabezpieczeń.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:
dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych;
usunięcia danych, w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
ograniczenia przetwarzania, w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
przenoszenia danych, które są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody albo umowy;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby;
cofnięcia zgody w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem. Żądania kieruje się na adres wskazany w punkcie 1. Fundacja udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje pliki cookies, to jest niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika. Fundacja stosuje:
cookies niezbędne – konieczne do wykonania transmisji komunikatu albo do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, w tym do obsługi sesji i przekazania darowizny; ich stosowanie nie wymaga zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej);
cookies analityczne – służące do badania sposobu korzystania z serwisu i jego ulepszania;
cookies marketingowe – służące do prezentowania informacji o działalności Fundacji. Cookies inne niż niezbędne są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, wyrażonej w narzędziu zarządzania zgodami dostępnym w serwisie. Zgodę można w każdym czasie wycofać albo zmienić jej zakres w tym samym narzędziu, ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie ogranicza dostępu do treści serwisu ani możliwości przekazania darowizny. Użytkownik może również określić warunki przechowywania i dostępu do cookies za pomocą ustawień przeglądarki. Ograniczenie stosowania cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji serwisu. Aktualny wykaz stosowanych cookies, obejmujący nazwę, dostawcę, cel i okres przechowywania każdego pliku, Fundacja udostępnia w serwisie.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych sprawach bez nich Fundacja nie może wykonać żądanej czynności. Podanie danych transakcyjnych jest niezbędne do wykonania płatności przez dostawcę usług płatniczych. Podanie danych identyfikacyjnych jest niezbędne do wystawienia potwierdzenia darowizny. Podanie danych we wniosku o udzielenie pomocy jest niezbędne do jego rozpoznania. Konsekwencją niepodania danych jest odpowiednio brak możliwości wykonania płatności, wystawienia potwierdzenia albo rozpoznania wniosku.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Fundacja nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na te osoby wpływających. Decyzje o udzieleniu pomocy podejmuje Zarząd Fundacji.
12. Bezpieczeństwo danych
Fundacja stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, w tym szyfrowanie połączenia z serwisem, udostępnianie danych wyłącznie osobom upoważnionym oraz zobowiązanie tych osób do zachowania poufności.
13. Zmiany Polityki
Fundacja może zmienić Politykę, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zakresu przetwarzania albo stosowanych narzędzi. Zmieniona Polityka jest udostępniana w serwisie ze wskazaniem daty jej wejścia w życie. Politykę przyjmuje Zarząd Fundacji uchwałą, na podstawie § 16 ust. 1 w związku z § 16 ust. 2 lit. k Statutu. Uchwałę Zarząd podejmuje w trybie określonym w § 18 Statutu. Tekst Polityki, jako dokument, z którego dla Fundacji mogą powstać przyszłe lub warunkowe zobowiązania, podpisuje dwóch Członków Zarządu, zgodnie z § 19 ust. 2 pkt 1 w związku z § 19 ust. 3 Statutu. Zmiana następuje w tym samym trybie. Polityka została przyjęta uchwałą Zarządu Fundacji nr 3/2026 z dnia 1 września 2026 r. i obowiązuje od dnia opublikowania w serwisie.