Polityka prywatności i plików cookies Fundacji Pomoc Cz

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Pomoc Człowiekowi z siedzibą w Gromadce (59-706), ul. 11 Listopada 35 lok. 1, KRS 0001262610, NIP 6121896406.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Fundacją pod adresem poczty elektronicznej fundacja.pomoc.czlowiekowi@gmail.com, pisemnie na adres siedziby albo telefonicznie pod numerem 508 612 100.

Fundacja nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.

2. Zakres Polityki

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób, które korzystają z serwisu internetowego Fundacji, przekazują Fundacji darowizny, kontaktują się z Fundacją albo ubiegają się o pomoc i z niej korzystają, a także osób, na których rzecz Fundacja prowadzi zbiórkę lub udziela pomocy, kandydatów na wolontariuszy oraz wolontariuszy wykonujących świadczenia na rzecz Fundacji i ich przedstawicieli ustawowych, uczestników spotkań, akcji i zbiórek Fundacji, których wizerunek Fundacja utrwala i publikuje, ambasadorów Fundacji, osób korzystających z profili Fundacji w serwisach społecznościowych, oraz osób, których dane Fundacja pozyskała ze źródła innego niż od nich samych, w tym osób trzecich wskazanych we wniosku o udzielenie pomocy. Zasady korzystania z serwisu i przekazywania darowizn określają Regulamin serwisu oraz Regulamin zbiórek celowych, dostępne w serwisie.

Polityka nie ma zastosowania do serwisów prowadzonych przez inne podmioty, do których odsyła serwis Fundacji, ani do serwisów wspierających zbiórki, w których Fundacja prowadzi profil. W tych serwisach administratorami danych są ich operatorzy i obowiązują ich własne polityki prywatności.

Fundacja prowadzi własne profile w serwisach społecznościowych i publikuje na nich relacje z wydarzeń oraz galerię zdjęć. W zakresie treści publikowanych przez Fundację na tych profilach oraz danych osób w nich przedstawionych i osób wchodzących w interakcję z tymi treściami administratorem jest Fundacja i stosuje się niniejszą Politykę. Operator serwisu społecznościowego przetwarza dane swoich użytkowników we własnych celach jako odrębny administrator, a w zakresie, w jakim wspólnie z Fundacją ustala cele i sposoby przetwarzania danych osób odwiedzających profil, jako współadministrator (art. 26 ust. 1 rozporządzenia 2016/679), na zasadach określonych w uzgodnieniach udostępnianych przez operatora.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Przyjęcie darowizny i jej rozliczenie	imię i nazwisko albo nazwa, kwota, data, identyfikator transakcji, numer rachunku, adres poczty elektronicznej	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy darowizny)	do rozliczenia darowizny, a w zakresie danych ujętych w dowodach księgowych 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą
Prowadzenie dokumentacji księgowej i wykonanie obowiązków podatkowych	dane z dowodów księgowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3 ustawy o rachunkowości, a w razie prowadzenia przez Fundację uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w związku z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz przepisami wykonawczymi, a także z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą
Wystawienie potwierdzenia darowizny na wniosek	dane wskazane we wniosku, dane transakcji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rozpoznanie wniosku Darczyńcy i udokumentowanie darowizny)	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą
Obsługa korespondencji i formularza kontaktowego	adres poczty elektronicznej, treść wiadomości, dane podane przez nadawcę	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prowadzenie korespondencji)	do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 3 lata od ostatniej wiadomości
Przyjmowanie zgłoszeń kandydatów na wolontariuszy i kontakt z wybranymi kandydatami	dane podane w zgłoszeniu	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem porozumienia o wolontariat); po zawarciu porozumienia dane są przetwarzane na podstawach wskazanych w kolejnych wierszach tabeli	do zakończenia naboru, nie dłużej niż 12 miesięcy od zgłoszenia, a w razie zawarcia porozumienia przez okresy wskazane w kolejnych wierszach tabeli
Zawarcie i wykonanie porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych, wykonanie obowiązków korzystającego, prowadzenie ewidencji wykonanych świadczeń oraz wydanie zaświadczenia albo opinii o ich wykonaniu	imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania albo adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń, informacja o kwalifikacjach i spełnieniu wymagań, jeżeli obowiązek ich posiadania wynika z odrębnych przepisów, potwierdzenie przekazania informacji o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, treść wydanego zaświadczenia albo opinii	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie porozumienia, o którym mowa w art. 44 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie), a w zakresie obowiązków ciążących na Fundacji jako korzystającym art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 43, art. 44 ust. 2 oraz art. 45 ust. 1 pkt 1 i 2 tej ustawy	przez czas obowiązywania porozumienia, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń; ewidencję wykonanych świadczeń Fundacja przechowuje przez ten sam okres, ponieważ obowiązek wydania zaświadczenia aktualizuje się na żądanie wolontariusza także po zakończeniu porozumienia
Zawarcie porozumienia z wolontariuszem, który nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, oraz kontakt z jego przedstawicielem ustawowym	imię i nazwisko przedstawiciela ustawowego, oznaczenie stosunku łączącego go z wolontariuszem, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, treść i data oświadczenia o wyrażeniu zgody na zawarcie porozumienia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzyskanie i wykazanie zgody warunkującej ważność porozumienia, o której mowa w art. 17 Kodeksu cywilnego, oraz kontakt z przedstawicielem ustawowym w sprawach dotyczących wykonywania świadczeń)	przez czas obowiązywania porozumienia zawartego z wolontariuszem, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z tego porozumienia
Zapewnienie wolontariuszowi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz obsługa zgłoszenia szkody	imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL albo seria i numer dokumentu tożsamości, jeżeli ubezpieczyciel wymaga ich do objęcia ochroną, okres, miejsce i rodzaj wykonywanych świadczeń, a przy zgłoszeniu szkody opis zdarzenia i jego następstw	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 46 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w zakresie wolontariuszy wykonujących świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni; w pozostałym zakresie, a także w razie zawarcia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (art. 46 ust. 6 tej ustawy), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (objęcie wolontariusza ochroną ubezpieczeniową); w zakresie danych dotyczących zdrowia zawartych w zgłoszeniu szkody art. 9 ust. 2 lit. f RODO	przez okres ochrony ubezpieczeniowej, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy ubezpieczenia oraz roszczeń z porozumienia
Zwrot kosztów podróży i diet oraz innych niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariusza i rozliczenie tych wypłat	imię i nazwisko, adres, numer rachunku bankowego, data, trasa i środek transportu, kwota, dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu, a jeżeli zostało złożone, oświadczenie o zwolnieniu Fundacji z obowiązku pokrycia kosztów	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz w związku z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości; w zakresie kosztów pokrywanych na podstawie art. 45 ust. 2 i 3 tej ustawy oraz przechowania oświadczenia, o którym mowa w art. 45 ust. 4 tej ustawy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO (udokumentowanie rozliczenia)	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą
Wydanie identyfikatora wolontariusza, dokumentowanie wydania i rozliczenia puszek kwestarskich oraz sporządzenie sprawozdań ze zbiórki publicznej	imię i nazwisko albo imię i numer identyfikatora, numer i okres ważności identyfikatora, numer puszki, data i miejsce zbiórki, kwota zliczonych ofiar, podpisy osób uczestniczących w wydaniu i rozliczeniu puszki	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych oraz z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości, a w zakresie oznaczenia osoby zbierającej ofiary wobec ofiarodawców i kontroli prawidłowości rozliczenia art. 6 ust. 1 lit. f RODO	identyfikator jest wydawany na czas zbiórki albo wydarzenia i podlega zwrotowi; dokumentację wydania i rozliczenia puszek Fundacja przechowuje 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą
Rozpoznanie wniosku o udzielenie pomocy	dane identyfikacyjne i kontaktowe wnioskodawcy, opis sytuacji, dokumenty potwierdzające	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy o udzielenie pomocy) w zakresie danych wnioskodawcy i beneficjenta; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rzetelna ocena wniosku) w zakresie danych osób trzecich podanych we wniosku; art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) w zakresie danych dotyczących zdrowia, a po cofnięciu zgody art. 9 ust. 2 lit. f RODO w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń	przez okres udzielania pomocy, następnie 6 lat od jej zakończenia
Publikacja informacji o beneficjencie w związku ze zbiórką	imię, nazwisko albo pseudonim, wizerunek, opis sytuacji w zakresie objętym zgodą	art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda)	do cofnięcia zgody, a w zakresie danych zamieszczonych w opublikowanym sprawozdaniu ze zbiórki (jeżeli Fundacja zdecydowała o jego publikacji) przez okres publikacji, nie dłużej niż 5 lat od zamknięcia zbiórki; po cofnięciu zgody Fundacja usuwa dane z serwisu, a ze sprawozdania bez zbędnej zwłoki
Utrwalanie fotografii ze spotkań, akcji i zbiórek Fundacji oraz publikowanie w galerii w serwisie Fundacji i na jej profilach w serwisach społecznościowych fotografii przedstawiających przebieg otwartego wydarzenia, na których uczestnik stanowi jedynie szczegół całości	wizerunek, data i miejsce wydarzenia, opis wydarzenia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dokumentowanie działalności statutowej Fundacji oraz informowanie darczyńców i opinii publicznej o przebiegu akcji). Rozpowszechnianie tak utrwalonego wizerunku nie wymaga zezwolenia osoby przedstawionej (art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych)	fotografie niezakwalifikowane do publikacji Fundacja usuwa nie później niż w terminie 12 miesięcy od wydarzenia; fotografie opublikowane przez okres publikacji, nie dłużej niż 5 lat od dnia wydarzenia, a w razie żądania usunięcia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni
Publikacja fotografii, na których uczestnik jest wyeksponowany albo przedstawiony indywidualnie, fotografii wykonanych podczas spotkań niemających charakteru otwartego oraz fotografii przedstawiających osoby małoletnie	wizerunek, imię i nazwisko albo samo imię, jeżeli fotografia jest podpisana, rola w wydarzeniu, treść i data oświadczenia, a w przypadku osoby małoletniej imię i nazwisko oraz dane kontaktowe przedstawiciela ustawowego	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), a w przypadku osoby małoletniej zgoda jej przedstawiciela ustawowego; odrębnie od zgody Fundacja odbiera zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych)	do cofnięcia zgody albo odwołania zezwolenia, nie dłużej niż 5 lat od dnia wydarzenia; po cofnięciu zgody Fundacja usuwa fotografię bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni; dokumentację zgody i zezwolenia Fundacja przechowuje do upływu terminu przedawnienia roszczeń, wyłącznie w celu ich ustalenia, dochodzenia albo obrony
Prowadzenie profili Fundacji w serwisach społecznościowych i obsługa interakcji użytkowników z publikowanymi treściami	nazwa profilu użytkownika i zamieszczony w nim wizerunek, treść komentarza albo wiadomości skierowanej do Fundacji, data i rodzaj reakcji, zbiorcze dane statystyczne dotyczące odbioru publikacji udostępniane Fundacji przez operatora serwisu	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (komunikacja z odbiorcami działań Fundacji i informowanie o działalności statutowej). W zakresie zbiorczych statystyk odbioru publikacji Fundacja i operator serwisu mogą być współadministratorami (art. 26 ust. 1 RODO), na zasadach określonych w uzgodnieniach udostępnianych przez operatora	przez okres utrzymywania profilu; treści zamieszczone przez użytkownika do czasu ich usunięcia przez użytkownika albo przez Fundację
Prowadzenie galerii ambasadorów Fundacji, to jest publikowanie informacji o osobach, które nieodpłatnie wspierają Fundację swoim nazwiskiem i wizerunkiem, oraz kontakt z tymi osobami	imię i nazwisko, wizerunek, wskazanie dziedziny aktywności zawodowej albo społecznej, nota biograficzna w zakresie objętym oświadczeniem, treść i data oświadczenia, numer telefonu, adres poczty elektronicznej	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz odrębne zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych); Fundacja nie korzysta z wyjątku dotyczącego osoby powszechnie znanej (art. 81 ust. 2 pkt 1 tej ustawy). Jeżeli nota biograficzna miałaby ujawniać dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, Fundacja odbiera wyraźną zgodę (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). W zakresie danych kontaktowych art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do cofnięcia zgody albo odwołania zezwolenia; Fundacja usuwa wpis bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia; dokumentację zgody i zezwolenia oraz kopię usuniętego wpisu Fundacja przechowuje do upływu terminu przedawnienia roszczeń, wyłącznie w celu ich ustalenia, dochodzenia albo obrony, i nie publikuje ich w tym okresie
Przesyłanie newslettera (jeżeli Fundacja uruchomi tę usługę)	adres poczty elektronicznej	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)	do cofnięcia zgody
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	dane przetwarzane w pozostałych celach wskazanych w tabeli	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie danych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 lit. f RODO	do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu, logi serwera	adres IP, data i godzina zapytania, adres zasobu, informacje o przeglądarce	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	12 miesięcy
Pliki cookies inne niż niezbędne	identyfikatory zapisane w urządzeniu	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)	zgodnie z okresami wskazanymi w punkcie 9

Newsletter Fundacji nie stanowi informacji handlowej w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, dopóki nie promuje towarów lub usług oferowanych odpłatnie. Gdyby zaczął takie treści zawierać, konieczne będzie uprzednie odebranie odrębnej zgody na przesyłanie informacji handlowej (art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Zapisanie w urządzeniu użytkownika informacji innych niż niezbędne wymaga zgody, o której mowa w art. 399 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, poprzedzonej informacją z art. 399 ust. 1 pkt 1.

Prawnie uzasadnionym interesem Fundacji, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jest odpowiednio prowadzenie korespondencji, rzetelna ocena wniosków o pomoc, udokumentowanie darowizn, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, ochrona przed roszczeniami, dokumentowanie działalności statutowej Fundacji i informowanie o niej, w tym o przebiegu akcji i sposobie wykorzystania zebranych środków, komunikacja z odbiorcami działań Fundacji na prowadzonych przez nią profilach w serwisach społecznościowych, umożliwienie ofiarodawcom identyfikacji osoby zbierającej ofiary i kontrola prawidłowości rozliczenia zbiórki, wykazanie ważności porozumień zawartych z wolontariuszami niemającymi pełnej zdolności do czynności prawnych i kontakt z ich przedstawicielami ustawowymi, objęcie wolontariuszy ochroną ubezpieczeniową, udokumentowanie rozliczenia kosztów zwróconych wolontariuszom oraz kontakt z ambasadorami Fundacji.

4. Dane pozyskiwane nie od osoby, której dotyczą

Fundacja pozyskuje dane osobowe także ze źródeł innych niż od osoby, której dane dotyczą. Dotyczy to danych osoby, na której rzecz pomoc ma zostać udzielona, jeżeli wniosek składa osoba inna niż ona albo Fundacja podejmuje działanie z własnej inicjatywy, a także danych osób trzecich wskazanych we wniosku. Fundacja pozyskuje te dane od wnioskodawcy, z dokumentów dołączonych do wniosku albo ze źródeł publicznie dostępnych.

W takim przypadku Fundacja przekazuje osobie, której dane dotyczą, informacje wymagane przez art. 14 rozporządzenia 2016/679, w tym o kategoriach przetwarzanych danych oraz o źródle ich pochodzenia i o tym, czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych. Informacje te Fundacja przekazuje w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a jeżeli dane mają służyć komunikacji z tą osobą – najpóźniej przy pierwszym kontakcie; jeżeli zaś Fundacja planuje ujawnić te dane innemu odbiorcy, w tym opublikować je w ogłoszeniu zbiórki albo w sprawozdaniu ze zbiórki – najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu (art. 14 ust. 3 rozporządzenia 2016/679). Fundacja nie przekazuje tych informacji w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, już nimi dysponuje albo w jakim ich udzielenie okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 rozporządzenia 2016/679).

Fundacja pozyskuje także dane transakcyjne od dostawcy usług płatniczych oraz od operatorów serwisów wspierających zbiórki, w zakresie niezbędnym do rozliczenia darowizny i wystawienia potwierdzenia; informacje o przetwarzaniu tych danych zawiera punkt 3 oraz niniejsza Polityka, udostępniana przed przekazaniem darowizny.

Fundacja utrwala wizerunek uczestników spotkań, akcji i zbiórek bezpośrednio od tych osób; informacje wymagane przez art. 13 rozporządzenia 2016/679 przekazuje im przed wejściem na miejsce wydarzenia, w widocznym oznaczeniu odsyłającym do niniejszej Polityki, oraz wskazuje osobę, której można zgłosić, że nie chce się być fotografowanym. Ze źródła innego niż od osoby, której dane dotyczą, Fundacja pozyskuje natomiast fotografie przekazane jej przez uczestników, wolontariuszy albo fotografów, dane przedstawiciela ustawowego wolontariusza podane przez wolontariusza oraz informacje składające się na notę biograficzną ambasadora, jeżeli pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych. W tych przypadkach Fundacja wykonuje obowiązek z art. 14 rozporządzenia 2016/679 najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą, a jeżeli dane mają zostać opublikowane, najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu. Jeżeli Fundacja nie dysponuje danymi pozwalającymi skontaktować się z osobą przedstawioną na przekazanej jej fotografii, udzielenie informacji okazuje się niemożliwe albo wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 lit. b rozporządzenia 2016/679) i Fundacja udostępnia te informacje publicznie w niniejszej Polityce oraz w oznaczeniu umieszczonym przy wejściu.

Do czasu uzyskania wyraźnej zgody Fundacja nie przetwarza pozyskanych w ten sposób danych dotyczących zdrowia w celu innym niż nawiązanie kontaktu i ich nie publikuje.

5. Dane dotyczące zdrowia oraz wizerunek beneficjenta, uczestników wydarzeń i ambasadorów

Fundacja przetwarza dane dotyczące zdrowia wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do rozpoznania wniosku o udzielenie pomocy albo do prowadzenia zbiórki na rzecz oznaczonego beneficjenta.

Podstawą przetwarzania takich danych jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą. Zgoda na rozpoznanie wniosku i zgoda na publikację informacji o beneficjencie są odrębne. Odmowa zgody na publikację nie wpływa na rozpoznanie wniosku ani na udzielenie pomocy.

Rozpowszechnianie wizerunku beneficjenta wymaga odrębnego, pisemnego zezwolenia osoby przedstawionej na wizerunku (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), a w przypadku osoby małoletniej albo osoby, dla której ustanowiono opiekę, zezwolenia jej przedstawiciela ustawowego. Zezwolenie to jest odrębne od zgody na przetwarzanie danych osobowych; Fundacja odbiera je łącznie, ale dokumentuje osobno, i określa w nim zakres oraz czas rozpowszechniania.

Zgodę można cofnąć w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Po cofnięciu zgody na publikację Fundacja bez zbędnej zwłoki usuwa informacje o beneficjencie ze swojego serwisu oraz, stosownie do art. 17 ust. 2 RODO, informuje o żądaniu usunięcia znanych jej administratorów, którzy te informacje rozpowszechniają.

Cofnięcie zgody nie powoduje usunięcia danych w zakresie, w jakim ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych Fundacji, do udokumentowania sposobu wykorzystania środków zbiórki albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO), do upływu terminu przedawnienia. W tym okresie dane te nie są wykorzystywane w innym celu ani publikowane.

Poza przypadkami wskazanymi powyżej Fundacja utrwala i rozpowszechnia wizerunek uczestników spotkań, akcji i zbiórek oraz ambasadorów. Dopuszczalność rozpowszechniania wizerunku i podstawa przetwarzania danych osobowych są dwiema odrębnymi kwestiami. O dopuszczalności rozpowszechniania rozstrzyga art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisy o ochronie dóbr osobistych (art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego), a o podstawie przetwarzania danych rozporządzenie 2016/679. Okoliczność, że w danym przypadku zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie jest wymagane, nie zwalnia Fundacji ze wskazania podstawy przetwarzania danych, a wskazanie tej podstawy nie zastępuje zezwolenia tam, gdzie jest ono wymagane.

Fotografie przedstawiające przebieg otwartego wydarzenia, na których uczestnik stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie albo impreza publiczna, Fundacja publikuje bez odbierania zezwolenia (art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), przetwarzając dane na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu. Fundacja nie podpisuje takich fotografii imieniem i nazwiskiem uczestnika ani nie oznacza na nich osób. Zgodę i zezwolenie Fundacja odbiera natomiast przed publikacją każdej fotografii, na której osoba jest wyeksponowana albo przedstawiona indywidualnie, każdej fotografii wykonanej podczas spotkania niemającego charakteru otwartego oraz każdej fotografii przedstawiającej osobę małoletnią; w tym ostatnim przypadku zgody i zezwolenia udziela przedstawiciel ustawowy, a Fundacja nie publikuje wizerunku małoletniego wbrew jego sprzeciwowi. O tym, do której z tych kategorii należy fotografia, Fundacja rozstrzyga przed publikacją, odrębnie dla każdej fotografii. Fundacja nie publikuje ujęć przedstawiających osoby w sposób, który mógłby narazić je na negatywną ocenę otoczenia.

Umieszczenie w galerii ambasadorów następuje wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, i na podstawie udzielonego przez nią zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, obejmującego zakres i czas rozpowszechniania oraz treść noty biograficznej. Fundacja nie powołuje się w tym przypadku na wyjątek dotyczący osoby powszechnie znanej (art. 81 ust. 2 pkt 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), ponieważ galeria przedstawia wsparcie udzielane Fundacji, a nie osobę w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych. Nota biograficzna nie zawiera informacji o poglądach politycznych, przynależności do partii politycznej, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych ani danych dotyczących zdrowia, chyba że ambasador złoży odrębną wyraźną zgodę na ich publikację. Galeria nie zawiera logo, znaków towarowych, oznaczeń przedsiębiorstw ani treści reklamowych. Umieszczenie w galerii jest wyrazem podziękowania za nieodpłatne wspieranie Fundacji; nie jest świadczeniem wzajemnym, nie zależy od przekazania darowizny ani od jej wysokości i nie może być przedmiotem odpłatnego zobowiązania Fundacji.

Zgodę na publikację fotografii albo wpisu w galerii ambasadorów można cofnąć w każdym czasie, a udzielone zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku odwołać; cofnięcie zgody jest równie łatwe jak jej wyrażenie i wystarczy do tego wiadomość skierowana na adres wskazany w punkcie 1. Fundacja traktuje złożenie jednego z tych oświadczeń jako obejmujące oba, chyba że z jego treści wynika co innego. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Po cofnięciu zgody albo odwołaniu zezwolenia Fundacja bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni, usuwa fotografię albo wpis ze swojego serwisu i z prowadzonych przez siebie profili w serwisach społecznościowych oraz, stosownie do art. 17 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, podejmuje rozsądne działania, by poinformować znanych jej administratorów rozpowszechniających te dane o żądaniu ich usunięcia. Fundacja nie ma natomiast wpływu na egzemplarze materiałów drukowanych już rozpowszechnionych, na kopie pobrane wcześniej przez osoby trzecie ani na materiały udostępnione dalej przez użytkowników serwisów społecznościowych.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane albo powierzane do przetwarzania:

dostawcy usług płatniczych obsługującemu płatności w serwisie w ramach usługi Paynow, wskazanemu w serwisie, w zakresie niezbędnym do wykonania transakcji;

dostawcy usług hostingowych i utrzymania serwisu;

biuru rachunkowemu prowadzącemu księgi Fundacji;

dostawcy narzędzia do wysyłki newslettera, jeżeli Fundacja uruchomi tę usługę;

dostawcy usług poczty elektronicznej, przechowywania dokumentów w chmurze i powiązanych narzędzi, to jest Google (usługi Gmail i Google Drive), w zakresie danych zawartych w korespondencji oraz w dokumentacji przechowywanej przez Fundację w tych usługach;

podmiotom świadczącym Fundacji obsługę prawną;

zakładowi ubezpieczeń, u którego Fundacja zawiera ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków wolontariuszy oraz, jeżeli je zawrze, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej wolontariuszy, w zakresie niezbędnym do objęcia ochroną i obsługi zgłoszenia szkody;

operatorom serwisów społecznościowych, w których Fundacja prowadzi profile, w zakresie treści publikowanych przez Fundację oraz danych osób wchodzących w interakcję z tymi treściami;

osobom i podmiotom wykonującym na zlecenie Fundacji dokumentację fotograficzną wydarzeń, w zakresie niezbędnym do wykonania i przekazania fotografii;

10.

organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Podmioty, którym Fundacja powierzyła przetwarzanie danych, to jest dostawca usług hostingowych i utrzymania serwisu, biuro rachunkowe, dostawca narzędzia do wysyłki newslettera, dostawca usług poczty elektronicznej i przechowywania dokumentów w chmurze oraz podmiot wykonujący dokumentację fotograficzną wydarzeń, przetwarzają dane wyłącznie na polecenie Fundacji i na podstawie umów powierzenia zawartych zgodnie z art. 28 RODO. Dostawca usług płatniczych, zakład ubezpieczeń oraz podmioty świadczące Fundacji obsługę prawną są w zakresie otrzymanych danych odrębnymi administratorami. Operator serwisu społecznościowego przetwarza dane swoich użytkowników we własnych celach jako odrębny administrator, a w zakresie zbiorczych statystyk odbioru publikacji na profilu Fundacji może być wraz z Fundacją współadministratorem (art. 26 ust. 1 RODO); punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą, pozostaje adres wskazany w punkcie 1.

Fundacja nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Fundacja korzysta z usług Google (poczta elektroniczna Gmail, przechowywanie dokumentów w chmurze oraz powiązane narzędzia) i prowadzi profile w serwisach społecznościowych, co może wiązać się z przekazywaniem danych osobowych do Stanów Zjednoczonych. Podstawą tego przekazywania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach programu EU-US Data Privacy Framework, którym dostawca jest objęty według stanu na dzień przyjęcia Polityki, a w razie utraty przez dostawcę certyfikacji standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), stosowane przez dostawcę. Informacje o zabezpieczeniach i kopię zobowiązań dostawcy można uzyskać w jego dokumentacji ochrony danych oraz na stronie programu. Fundacja weryfikuje objęcie dostawcy programem przed rozpoczęciem korzystania z jego usługi i wskazuje w Polityce nazwę dostawcy oraz podstawę przekazania. Fundacja informuje ponadto, że treść opublikowana na otwartym profilu jest dostępna dla nieograniczonego kręgu odbiorców, także spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a na dalsze wykorzystanie takiej treści przez osoby trzecie Fundacja nie ma wpływu. Poza przypadkami wskazanymi powyżej Fundacja nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości korzystanie z innego narzędzia będzie się wiązało z takim przekazywaniem, Fundacja wskaże w Polityce dostawcę, podstawę przekazania oraz sposób uzyskania kopii zabezpieczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;

sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych;

usunięcia danych, w przypadkach określonych w art. 17 RODO;

ograniczenia przetwarzania, w przypadkach określonych w art. 18 RODO;

przenoszenia danych, które są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody albo umowy;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby;

cofnięcia zgody w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Żądania kieruje się na adres wskazany w punkcie 1. Fundacja udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Żądanie dotyczące fotografii albo wpisu w galerii wystarczy skierować na adres wskazany w punkcie 1, wskazując fotografię albo wpis w sposób pozwalający je odnaleźć, na przykład przez podanie adresu strony, daty i miejsca wydarzenia albo dołączenie kopii fotografii. Niezależnie od podstawy publikacji Fundacja usuwa fotografię z galerii na żądanie osoby na niej przedstawionej, a w przypadku osoby małoletniej na żądanie jej przedstawiciela ustawowego, bez badania, czy zachodzą przesłanki sprzeciwu określone w art. 21 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni. O podjętych działaniach Fundacja informuje w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 rozporządzenia 2016/679). Uprawnienia opisane w niniejszym punkcie nie uchybiają ochronie wizerunku jako dobra osobistego, przewidzianej w art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego oraz w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Wniesienie żądania ani cofnięcie zgody nie wpływa na możliwość udziału w kolejnych wydarzeniach Fundacji, na wykonywanie świadczeń wolontarystycznych ani na udzielenie pomocy.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies, to jest niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika.

Fundacja stosuje:

cookies niezbędne – konieczne do wykonania transmisji komunikatu albo do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, w tym do obsługi sesji i przekazania darowizny; ich stosowanie nie wymaga zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej);

cookies analityczne – służące do badania sposobu korzystania z serwisu i jego ulepszania;

cookies marketingowe – służące do prezentowania informacji o działalności Fundacji.

Jeżeli Fundacja umieści w serwisie materiały pochodzące z serwisów społecznościowych, w szczególności osadzone galerie, wpisy albo przyciski umożliwiające ich udostępnienie, ich wyświetlenie wiąże się z zapisaniem informacji w urządzeniu końcowym użytkownika przez operatora tego serwisu oraz z przekazaniem mu danych o wizycie. Materiały te są ładowane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika wyrażonej w narzędziu zarządzania zgodami; do czasu jej wyrażenia w miejscu materiału wyświetla się wyłącznie informacja o konieczności udzielenia zgody.

Cookies inne niż niezbędne są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, wyrażonej w narzędziu zarządzania zgodami dostępnym w serwisie. Zgodę można w każdym czasie wycofać albo zmienić jej zakres w tym samym narzędziu, ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie ogranicza dostępu do treści serwisu ani możliwości przekazania darowizny.

Użytkownik może również określić warunki przechowywania i dostępu do cookies za pomocą ustawień przeglądarki. Ograniczenie stosowania cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji serwisu.

Aktualny wykaz stosowanych cookies, obejmujący nazwę, dostawcę, cel i okres przechowywania każdego pliku, Fundacja udostępnia w serwisie.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych sprawach bez nich Fundacja nie może wykonać żądanej czynności.

Podanie danych transakcyjnych jest niezbędne do wykonania płatności przez dostawcę usług płatniczych. Podanie danych identyfikacyjnych jest niezbędne do wystawienia potwierdzenia darowizny. Podanie danych we wniosku o udzielenie pomocy jest niezbędne do jego rozpoznania. Konsekwencją niepodania danych jest odpowiednio brak możliwości wykonania płatności, wystawienia potwierdzenia albo rozpoznania wniosku.

Podanie danych wskazanych w porozumieniu o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych jest niezbędne do jego zawarcia i wykonania, do objęcia wolontariusza ubezpieczeniem oraz do wydania zaświadczenia o wykonaniu świadczeń, a w przypadku wolontariusza, który nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, niezbędne jest także oświadczenie jego przedstawiciela ustawowego i podanie jego danych kontaktowych; konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości zawarcia porozumienia. Podanie numeru rachunku bankowego jest niezbędne do bezgotówkowego zwrotu kosztów podróży. Wyrażenie zgody na publikację wizerunku oraz na wpis w galerii ambasadorów jest dobrowolne; odmowa zgody, jej cofnięcie ani odwołanie zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku nie wywołują negatywnych następstw, w szczególności nie wpływają na możliwość udziału w wydarzeniu Fundacji, na zawarcie i wykonanie porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych, na rozpoznanie wniosku o udzielenie pomocy i jej udzielenie ani na przyjęcie darowizny.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Fundacja nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na te osoby wpływających. Decyzje o udzieleniu pomocy podejmuje Zarząd Fundacji.

Fundacja nie prowadzi w serwisach społecznościowych działań reklamowych opartych na profilowaniu odbiorców ani nie tworzy grup odbiorców na podstawie danych osób odwiedzających jej serwis lub profile. Zbiorcze dane statystyczne udostępniane Fundacji przez operatora serwisu nie służą podejmowaniu decyzji wobec poszczególnych osób.

12. Bezpieczeństwo danych

Fundacja stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, w tym szyfrowanie połączenia z serwisem, udostępnianie danych wyłącznie osobom upoważnionym oraz zobowiązanie tych osób do zachowania poufności.

13. Zmiany Polityki

Fundacja może zmienić Politykę, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zakresu przetwarzania albo stosowanych narzędzi. Zmieniona Polityka jest udostępniana w serwisie ze wskazaniem daty jej wejścia w życie.

Politykę przyjmuje Zarząd Fundacji uchwałą, na podstawie § 16 ust. 1 w związku z § 16 ust. 2 lit. k Statutu. Uchwałę Zarząd podejmuje w trybie określonym w § 18 Statutu. Tekst Polityki, jako dokument, z którego dla Fundacji mogą powstać przyszłe lub warunkowe zobowiązania, podpisuje dwóch Członków Zarządu, zgodnie z § 19 ust. 2 pkt 1 w związku z § 19 ust. 3 Statutu. Zmiana następuje w tym samym trybie. Polityka została przyjęta uchwałą Zarządu Fundacji nr 3/2026 z dnia 1 września 2026 r., zmieniona uchwałą Zarządu Fundacji nr 5/2026 z dnia 14 września 2026 r., i w brzmieniu nadanym tą uchwałą obowiązuje od dnia opublikowania zmienionej Polityki w serwisie.